PARTRA App — UX / UI Case Study — Cómo ayudar a los autónomos que facturan por horas
Para poder focalizar mi último proyecto personal en Iron Hack lleve cabo algunas encuestas de guerrilla entre amigos y familiares. Quería descubrir qué problemas encontraban ellos en su vida diaria. Las respuestas fueron variadas, pero me llamó la atención que algunas personas con las que hablé me comentaron que como autónomos que facturan sus trabajos por horas a veces les resulta difícil tener un control de las horas que emplean sus trabajadores. Me pareció interesante investigar más acerca del problema ya que en España hay muchos trabajadores autónomos y son personas que luchan cada día por salir a flote y si yo puedo hacer algo más por ayudarles sería muy feliz.
¿Cuál es el problema?
1) Comienzo lanzando una encuesta en Google Forms ya que mi objetivo era comprender cómo llevan a cabo el proceso de control de las horas de los trabajadores. Quería conocer esta información para poder enfocar mi proyecto de forma objetiva ya que este mundo es nuevo para mí.
2) Realizo una serie de entrevistas para profundizar más acerca de mi problema planteado en mi target definido que autónomos y fundadores de PYMES. He de decir en este punto que el proceso de entrevistar me llevo algo más de tiempo de lo que yo esperaba porque me costó bastante conseguir perfiles de este sector con esas características. Por suerte, la información obtenida fue de gran valor para seguir avanzando.
3) Llevo a cabo un “competitive analysis” para encontrar problemas y puntos débiles dentro de aplicaciones similares de la competencia. Ya que no tenía mucha constancia de si existían aplicaciones de este tipo.
Información valiosa
· El 92% de los encuestados son trabajadores autónomos y fundadores de PYMES
· El 90% factura a sus clientes por horas de trabajo de sus empleados
· Los encuestados tienen entre 0 y 10 empleados a su cargo
· Los trabajadores cumplimentan un parte de trabajo o albarán en papel donde ponen sus horas, el trabajo realizado y le dan una copia al cliente
· El 75% afirma que hacer el cálculo de horas totales les lleva mucho tiempo
Algunas citas importantes a tener en cuenta
“Yo sumo las horas de mis empleados con calculadora y lápiz como se ha hecho toda la vida”
“Soy consciente de que haciendo esta suma de forma manual a veces se nos puede escapar alguna hora que no se factura”
“Me ha pasado que un parte de trabajo se ha perdido y no puedo hacérselo llegar al cliente cuando le envío la factura”
“Si existiera una app donde tuviera los partes controlados sería el hombre más feliz del mundo”
Competitive Analysis
Cuando comienzo a buscar en la competencia mi sorpresa 😲 😲 es que no hay tantas aplicaciones para gestionar partes de trabajo o albaranes. Si encuentro muchas para fichar por horas que al final el proceso puede ser similar pero como no estoy segura… Estudio algunas que ya están afianzadas en el mercado y me fijo también en las opiniones del Apple Store para ver cuáles son sus puntos fuertes y débiles.
· Horas laborales 4B
· Partes de trabajo
· Registro de trabajo
· Control de horas
Cabe destacar que todas estas aplicaciones de partes de trabajo o fichar por horas tienen características muy similares entre ellas. Lo que aprecio es que el diseño UI está bastante descuidado… Y la gran mayoría son de pago.
Un resumen rápido de los puntos débiles:
- Las personas que son autónomos o fundadores de PYMES hacen una gestión de control de las horas de sus trabajadores de forma manual lo que les conlleva una pérdida de tiempo hacer ese cálculo y sucede que a veces se cometen errores al hacerlo de esta manera porque entra en juego el factor humano.
- Los partes de trabajo se hacen en papel, esto implica un gasto importante en material de oficina y muchas veces esos partes de trabajo se pierden o traspapelan desembocando en menor facturación para el empresario.
- Las personas que son autónomos o fundadores de PYMES no tienen constancia de dónde se encuentran sus trabajadores a cada momento y si el parte de trabajo se firma en la ubicación que ellos han señalado.
Llegados a este punto de la investigación con toda la información bajada a tierra. Llega el momento de empatizar con mis usuarios y usar las herramientas UX necesarias para idear las soluciones objetivas.
Empathy Map
Comencé con mi empathy map y encontré algunos aspectos claves en mis usuarios:
· Creen que si utilizarán un medio más tecnológico para hacer el proceso de los partes de trabajo serían más efectivos
· No tienen forma de informar al cliente hasta que le llega la factura
· Dicen que es un rollo gestionar los partes de trabajo en papel porque esta anticuado
· A veces se me pasa apuntar las horas exactas que he estado en un trabajo
· El cálculo de horas a final de semana de los trabajadores es tedioso
· Puede ser que se escape alguna hora, pero no siempre ocurre
User persona | User journey | User scenario
Busqué los temas más comunes en mi investigación y creé una persona basada en esos hallazgos. El user persona representará a mi grupo de usuarios, sus modelos mentales y humanizará a los usuarios. Destaca la situación en la que pueden estar, pero lo más importante es que identifica claramente sus metas y frustraciones.
El mapa de viaje, esta herramienta me parece súper importante y de vital importancia porque es en el momento que podemos empatizar con nuestra persona y poder ver sus puntos débiles y frustraciones como una experiencia continua completa y ayudarnos a pensar en nuestras posibles soluciones.
El mapa de viaje del “futuro” nos permitirá plantear nuestras posibles soluciones donde encontremos “baches” para mejorar la experiencia de nuestra persona.
Lean UX Canvas
Esta herramienta me parece muy práctica porque ayuda a los equipos a trabajar siguiendo la metodología Lean UX. Como toda herramienta “viva” mi Lean UX fue cambiando.
En mi caso, coloqué en el centro mi problema principal que tenía que resolver “personas autónomos o fundadores de PYMES que hacen el cálculo de las horas trabajadas de forma manual”, para luego ir definiendo los aspectos necesarios para construir, medir y aprender.
PROBLEM STATEMENTS
1. Las personas autónomos o fundadores de PYMES que hacen el cálculo de las horas trabajadas de forma manual serían más efectivos si hicieran esa suma de horas de forma digital.
2. Las personas autónomos o fundadores de PYMES que hacen el cálculo de las horas trabajadas de forma manual necesitan digitalizar sus partes de trabajo para ahorrar papel y evitar errores.
3. Las personas autónomos o fundadores de PYMES que hacen el cálculo de las horas trabajadas de forma manual necesitan tener un mayor control de donde se encuentran sus trabajadores.
Card Sorting
Necesite apoyarme en un card sorting que me ayudará a definir la arquitectura de la información de mi MVP. Sobre todo, la ontología de las categorías no la tenía muy clara. Y la verdad que me fue de gran ayuda y del todo inspirador.
MOSCOW
Llegó el momento de priorizar funcionalidades y para ello realicé un MOSCOW con la información relevante que obtuve de las herramientas anteriores. Con el que podré obtener las características obligatorias del producto final, que formarán parte del producto mínimo viable (MVP).
Donde se destacan las características imprescindibles que se dividen en tres categorías generales:
· Cálculo de horas (función habilitada solo para accesos como administrador) donde podrán obtener un listado (previamente filtrado por fecha, estado del parte y empleado) con un resumen total de la suma de las horas e importe.
· Calendario laboral donde se podrán ver los partes que se encuentran abiertos o cerrados en función del trabajador y saber donde se encuentran.
· Firma geolocalizada en los partes de trabajo para aportar mayor seguridad a nuestros clientes y nos permitirá saber donde se encuentran nuestros empleados.
User flow
Me permitió visualizar de una forma más precisa el flujo que recorrería mi persona como administrador y como empleado. Ya que para realiza mi MVP creo que es aconsejable se puedan ver los dos procesos que interactúan en el mismo.
Minimum Viable Product (MVP)
La aplicación PARTRA ayudará al usuario a hacer tres cosas:
1. Las personas autónomos o fundadores de PYMES que hacen el cálculo de las horas trabajadas de forma manual podrán obtener de forma rápida un listado completo del sumatorio de las horas.
2. Las personas autónomos o fundadores de PYMES que facturan por horas de trabajo podrán tener sus partes de trabajo en digital de esta forma ahorrarán papel y evitarán errores o pérdidas de los mismos.
3. Las personas autónomos o fundadores de PYMES que facturan por horas de trabajo podrán tener localizados a sus empleados en tiempo real para tener una mayor seguridad y de cara al cliente mayor transparencia.
Low and Mid Fidelity prototypes
Llegados a este punto es el momento de dar forma a las soluciones y ponernos a dibujar. Hice los primeros diseños en baja y media fidelidad y comencé a testearlos.
Crear, probar, crear, probar.
Probé el prototipo de baja fidelidad con 6 usuarios de forma presencial. Y obtuve información valiosa y muy útil.
· No me queda muy claro donde tenga que hacer la suma
· No sé muy bien qué es lo hace cada icono del menú de navegación
· La pantalla de inicio no me parece que sea del todo intuitiva
· ¿Podría seleccionar más de un empleado o siempre tiene que ser todos?
Me di cuenta que faltaban pantallas y que alguna no se entendía bien con lo que tuve que añadir alguna más, también me di cuenta que había pasado por alto incluir el icono de home en el TAB BAR… Después ya realicé el Mid Fi versión mejorada 😉.
Branding
¡Es el momento de crear de una forma consistente nuestro mundo visual!
La marca de un producto es esencialmente su personalidad. Los colores, la tipografía y el diseño visual general se comunican con los usuarios para transmitir las ideas, los propósitos y los temas que representa, por lo que es algo que no paso por alto ni ignoro.
La forma en que comienzo el proceso de diseño visual es definiendo los atributos de la marca, que se pueden definir como los valores centrales y las características que representan la esencia de la marca. También es importante establecer y probar los componentes de diseño visual antes de saltar a los prototipos de alta fidelidad porque los atributos de la marca guían todas las decisiones de UI que tomaré más adelante en el proceso.
Moodboard
Teniendo en cuenta los atributos de mi marca, creé un moodboard utilizando una variedad de recursos como Dribbble, Pinterest y Pexels.
Después de establecer un tema visual, realicé pruebas de deseabilidad con 20 usuarios. Utilizaron palabras como útil, control, gestión y práctica, para describir el tablero de estado de ánimo.
Style Tile
Esta es otra herramienta de marca que me gusta usar para mostrar los componentes de la interfaz real. Mientras que el moodboard captura la apariencia general de mi marca, el style tile enfatiza los elementos individuales del diseño. En concreto, los colores, la tipografía, la iconografía y el logotipo.
UI KIT
El desarrollo del modelo atómico UI Kit realmente hizo que el proceso de construcción de mi prototipo de alta fidelidad fuera mucho más eficiente. El uso de componentes y estados seguía siendo un desafío para mí debido a las limitaciones de tiempo.
Hi-Fidelity Prototype
Como recordatorio estoy resolviendo nuestros puntos débiles:
1. Las personas autónomos o fundadores de PYMES que hacen el cálculo de las horas trabajadas de forma manual serían más efectivos si hicieran esa suma de horas de forma digital.
2. Las personas autónomos o fundadores de PYMES que hacen el cálculo de las horas trabajadas de forma manual necesitan digitalizar sus partes de trabajo para ahorrar papel y evitar errores.
3. Las personas autónomos o fundadores de PYMES que hacen el cálculo de las horas trabajadas de forma manual necesitan tener un mayor control de donde se encuentran sus trabajadores.
Abrimos PARTRA y nos encontramos un onboarding que nos ayudará a entender mejor las funcionalidades de nuestro MVP. Accederemos a nuestra app con nuestros datos de acceso.
Desde la home accedemos a cálculo de horas, seleccionaremos las fechas, el estado de los partes y los empleados. Haremos click para ver los resultados y nos aparecerá un resumen con gráficos del total de de horas y facturación de los dos empleados que hemos seleccionado. Si hacemos scroll veremos un desglose de los partes y descargaremos o compartiremos nuestro listado.
En nuestro calendario laboral seleccionamos la fecha que nos interesa y encontramos a tiempo real dónde están nuestros trabajadores diferenciados por colores. Luego entraremos en un parte que está abierto para poder ver cómo es el proceso de firmarlo de forma geolocalizada.
En las imágenes podéis ver paso por paso todo el prototipo de alta fidelidad y si queréis probarlo os animo a que lo hagáis desde aquí
Landing Page
Siempre es importante saber cómo mostrar nuestro producto de una forma llamativa para captar la atención de nuestros usuarios. Hacer una landing visual es una parte clave del proceso.
Próximos pasos
Como próximos pasos propongo:
· Hacer una versión desktop de la App que facilite el control desde el escritorio.
· Implementar una nueva funcionalidad que permita a los usuarios facturar desde la propia App.
Aprendizaje
Han sido dos semanas de estar en una montaña rusa de emociones y me ha gustado mucho esa sensación. Cuando trabajas en equipo siempre tienes compañeros que te pueden dar feedback y cuando estás solo se hace más difícil porque no sabes si estas yendo por el camino correcto.
Gracias al feedback de mis profesores fui consciente de que había cosas que tenía que cambiar según avanzaba la recta final. Entendí la importancia del color y la accesibilidad… de cómo usar correctamente el color de acción y de su importancia cuando desarrollas un proyecto.
Cuando planteé mi problema no estaba muy convencida porque pensé que me iba a ser difícil enfocar el UI al tener muchos datos que mostrar… y cómo mostrarlos sin poder usar muchas ilustraciones o contenido más visual… pero busqué inspiración en Apps de banca para que se visualizarán correctamente. 😊 Poco a poco me fui dando cuenta de que el problema que estaba resolviendo y la app que estaba desarrollando cumplía sus objetivos: práctica, útil y usable. Estoy muy contenta con el resultado porque lo más importante es que mi App ayuda a las personas que son autónomos o fundadores de PYMES que es un sector que siempre suelen ser los gran olvidados.
He sido consciente que no siempre me va a enamorar el proyecto que comienzo… pero hay que verlo como un nuevo reto que resolver con todas las herramientas y conocimientos que dispongo 😎
Si has llegado hasta el final, ¡gracias por su tiempo e interés! Si te ha gustado te agradeceré tus 👏🏼 👏🏼 👏🏼 y avísame si tienes alguna idea, comentario o sugerencia, ¡Puedes encontrarme por LinkedIn también!
